A data e o horário da festa

Há quem defenda que o aniversário deve ser comemorado na data exata, mas sabemos que nem sempre isso é possível. Já ouvi falar também que, se não for possível comemorar na data exata, a festa deve ocorrer sempre depois, e nunca antes deste dia.

Mas eu não sigo este tipo de regra, pois já chega tantos outros fatores que temos que conciliar para fazer esta escolha: disponibilidade pessoal, disponibilidade do salão, familiares que virão de fora, etc., etc., etc.! Então eu acredito que a única regra é: a festa deve ocorrer na data mais conveniente a todos os envolvidos.

Quanto ao horário, a única ressalva que eu faço é que, quando a festa é para pequenos muito pequenos, ela deve acontecer relativamente cedo, começando no máximo até as 16:00, para não tirá-los muito da rotina e não haver muito estresse no final da comemoração.

Caso você já tenha em mente o cardápio, o tipo de comida a ser servida também pode ser o principal orientador na definição do horário.

Já recebi alguns convites que vêm com a hora de início e de fim da festa. Sei que há convidados que veem isso com maus olhos, como se fossem ser despejados na festa quando chegar o “fim”. Mas não é bem assim, normalmente esses horários funcionam como um orientador para que as pessoas não cheguem tão tarde, os pais saberem que horas buscar os filhos ou mesmo poderem programar outros compromissos depois da festa. Além disso, normalmente as festas em buffets infantis são contratadas com horário de início e de fim, por isso essa definição já vem no convite.

Enfim, a escolha da data e do horário da festinha é um típico caso em que o bom senso será o principal orientador!

Definindo o Orçamento da Festa

Falar de orçamento em uma festa “feita em casa” é bastante complicado, pois dependerá completamente da escolha do local, quantidade de convidados, o que será servido, etc. Então minha dica é começar definindo quanto você dispõe para realizar a festa, para então começar a planejá-la.

Minha experiência foi exatamente assim: eu defini um orçamento prévio do quanto poderia gastar, e a partir daí eu tomei as decisões sobre o que fazer e como fazer. Em média, do valor total, um terço foi destinado à comida, um terço à decoração e o outro terço às demais despesas, como locação do salão de festas do prédio, a copeira que me ajudou a servir, locação da cama elástica, etc. Acredito que neste último item eu tenha gasto um pouco menos que nos demais. Esta média pode variar, caso você não precise pagar por uma ajudante por exemplo, ou faça a festa dentro da sua própria casa, ou mesmo do tipo de comida e bebida que irá servir.

É bom ter uma “folguinha”, porque normalmente acabamos gastando um pouco mais do que o planejado. Mas cuidado para não exagerar!

Faça pesquisa de preços em diferentes locais e anote tudo o que puder. Uma planilha bem organizadinha ajuda a tomar as melhores decisões. Eu não fiz uma planilha assim e me arrependi, pois em alguns momentos me senti um pouco perdida nos valores e nos gastos. Mas está decidido que para o ano que vem não faço festa sem planilha!
Caso queira trabalhar com um orçamento bem enxuto, utilize na decoração objetos que já possui em casa, coloque a família toda para ajudar e trabalhe com um cardápio bem básico (cachorro quente, pipoca, brigadeiro, gelatina e bolo, que é o que realmente agrada a criançada!), entre outras medidas que podem ajudar a gastar menos.

Definido o orçamento? Então vamos em frente!

O Planejamento da Festa

Por menos organizada que você seja, e por mais que os improvisos costumem dar certo pra você, dificilmente uma festa feita em casa sairá redondinha sem um planejamento. Um “mapa” dos afazeres certamente facilitará muito a sua vida. Principalmente nos dias anteriores ao evento, um check list de tudo o que precisa ser feito é importante para você não se perder.

A antecedência com que se deve iniciar o planejamento da festa dependerá muito da sua disponibilidade diária de tempo para se dedicar aos preparativos, do tamanho do evento, de quantas pessoas irão ajudar, etc. Começar a pensar em tudo pelo menos 3 meses antes é o ideal, mas um mês já é suficiente para fazer um bom trabalho.

Tenha em mente que você sempre precisará da ajuda de algumas pessoas, sejam profissionais ou não. É quase impossível fazer tudo sozinha, e o cansaço não compensa. Não pense duas vezes em convocar alguns familiares mais chegados para ajudar, nem que seja só o papai do aniversariante!

Em seguida disponibilizo uma sugestão de planejamento, que você pode adaptar de acordo com as suas condições.

3 meses antes

-Definição do valor a ser disponibilizado para os gastos com a festa

-Definição da data da festa

-Definição do local da festa

-Definição da quantidade de convidados (este item não precisa ser definido tão cedo, mas às vezes faz-se necessário para facilitar a definição do orçamento e a escolha do local)

2 meses e meio antes

-Definição do tema da festa

-Definição do horário da festa

-Definição do tipo de comida que será servida na festa – aí você pode começar a pesquisa receitas na internet, fazer orçamentos com fornecedores, fazer degustação, etc.

2 meses antes

-Definição da lista de convidados (assim você tem um tempinho para refletir sobre ela, verificar se não esqueceu de ninguém, etc.)

-Escolher o modelo do convite

-Começar os preparativos de tudo o que será feito em casa (que não seja de comer!): decoração, convites, lembrancinhas, cartõezinhos, toalhas, etc.)

-Contratar os profissionais (ou não) que trabalharão na festa (garçom, copeira, recreador, titio, titia...)

-Fazer reserva dos brinquedos, enfeites, toalhas, móveis, etc., que precisarão ser locados

1 mês antes

-Confeccionar ou mandar confeccionar os convites e escrever os nomes dos convidados nos envelopes. Caso sejam entregues pessoalmente, fazer um roteiro para entrega dos mesmos. Caso sejam enviados por e-mail, fazer a checagem e atualização dos endereços eletrônicos. Caso sejam feitos por telefone, checar e atualizar a lista de números.

-Fazer uma lista de cada alimento que será servido na festa, definir as quantidades, quem fará ou onde será encomendado, ingredientes que precisam ser comprados, etc. Fazer uma listinha de todas as comidinhas que necessariamente devem ser feitas na véspera ou no dia.

-Começar a preparar os alimentos que podem ser congelados, verificando sempre com fontes seguras quanto tempo estes alimentos podem ser congelados, em que condições, etc. A princípio você poderá congelar: docinhos que não levam frutas frescas, molho de tomate para o cachorro quente, salgadinhos, tortas, empadões, etc.

3 semanas antes

-Verificar se está tudo ok com o local escolhido para festa, listar utensílios que você precisará providenciar, programar a limpeza, etc.

-Entregar ou enviar os convites, ou fazê-los por telefone

-Planejar as brincadeiras que serão feitas na festa  providenciar os itens necessários para realizá-las

-Escolher a roupa dos pequenos e quem sabe a sua também (para as mamães mais exigentes com o visual)

-1 semana antes

-Checar se todos os itens da festa foram feitos, comprados, encomendados ou encaminhados. Para isso você precisará de uma lista, separa por categoria. Por exemplo:

Comida: salgados, docinhos, bolo, cachorro quente, gelatina

Bebidas: refrigerante, suco, água, gelo

Decoração: balões, toalha da mesa principal, toalha das mesas pequenas, suporte para o bolo, bandeirolas, pôster com foto, vasinhos de flores, vela para o bolo

Utensílios: copinhos, pratinhos, guardanapos, bandeja, talheres

Mesa de guloseimas: bala de goma, confetti, chicletes, bombons, recipientes, pegadores, saquinhos

Brincadeiras: bola, corda, giz, aparelho de som, cama elástica

Lembrancinhas: sacolinhas com surpresas, CDs personalizados

Serviços: copeira, mágico

-Comprar os alimentos que não precisam de preparo

-Definir quem buscará as encomendas, fará transporte dos itens necessários, comprará as bebidas, ajudará na decoração, etc.

3 dias antes

-Comprar as bebidas e o gelo

-Preparar o necessário para a música do evento: testar equipamento, deparar CDs, gravar músicas...

2 dias antes

-Fazer as comidinhas que precisam ser feitas na véspera

-Limpar o local da festa

-Transportar tudo o que é necessário para o local da festa (faça uma lista antes)

-Começar a arrumar o salão (mesas e decoração)

-Encher os balões (quanto mais tarde, melhor – se for encher com gás hélio, é mais adequado encher no dia da festa)

-Colocar as bebidas para gelar

-Preparar a câmera fotográfica, caso vá utilizar (verifique bateria e cartão de memória)

No dia

-Comprar as flores frescas, caso vá utilizá-las

-Preparar os alimentos que precisam ser feitos no dia

-Buscar ou receber as encomendas e tudo o que foi contratado

-Descongelar os alimentos congelados

-Arrumar os doces na mesa

-Se arrumar e arrumar as crianças

-Curtir muito a festa!

É claro que este planejamento poderá ser reorganizado de acordo com o tempo que você dispõe antes da festa, e você pode utilizá-lo simplesmente como um “check-list”.