O Planejamento da Festa

Por menos organizada que você seja, e por mais que os improvisos costumem dar certo pra você, dificilmente uma festa feita em casa sairá redondinha sem um planejamento. Um “mapa” dos afazeres certamente facilitará muito a sua vida. Principalmente nos dias anteriores ao evento, um check list de tudo o que precisa ser feito é importante para você não se perder.

A antecedência com que se deve iniciar o planejamento da festa dependerá muito da sua disponibilidade diária de tempo para se dedicar aos preparativos, do tamanho do evento, de quantas pessoas irão ajudar, etc. Começar a pensar em tudo pelo menos 3 meses antes é o ideal, mas um mês já é suficiente para fazer um bom trabalho.

Tenha em mente que você sempre precisará da ajuda de algumas pessoas, sejam profissionais ou não. É quase impossível fazer tudo sozinha, e o cansaço não compensa. Não pense duas vezes em convocar alguns familiares mais chegados para ajudar, nem que seja só o papai do aniversariante!

Em seguida disponibilizo uma sugestão de planejamento, que você pode adaptar de acordo com as suas condições.

3 meses antes

-Definição do valor a ser disponibilizado para os gastos com a festa

-Definição da data da festa

-Definição do local da festa

-Definição da quantidade de convidados (este item não precisa ser definido tão cedo, mas às vezes faz-se necessário para facilitar a definição do orçamento e a escolha do local)

2 meses e meio antes

-Definição do tema da festa

-Definição do horário da festa

-Definição do tipo de comida que será servida na festa – aí você pode começar a pesquisa receitas na internet, fazer orçamentos com fornecedores, fazer degustação, etc.

2 meses antes

-Definição da lista de convidados (assim você tem um tempinho para refletir sobre ela, verificar se não esqueceu de ninguém, etc.)

-Escolher o modelo do convite

-Começar os preparativos de tudo o que será feito em casa (que não seja de comer!): decoração, convites, lembrancinhas, cartõezinhos, toalhas, etc.)

-Contratar os profissionais (ou não) que trabalharão na festa (garçom, copeira, recreador, titio, titia...)

-Fazer reserva dos brinquedos, enfeites, toalhas, móveis, etc., que precisarão ser locados

1 mês antes

-Confeccionar ou mandar confeccionar os convites e escrever os nomes dos convidados nos envelopes. Caso sejam entregues pessoalmente, fazer um roteiro para entrega dos mesmos. Caso sejam enviados por e-mail, fazer a checagem e atualização dos endereços eletrônicos. Caso sejam feitos por telefone, checar e atualizar a lista de números.

-Fazer uma lista de cada alimento que será servido na festa, definir as quantidades, quem fará ou onde será encomendado, ingredientes que precisam ser comprados, etc. Fazer uma listinha de todas as comidinhas que necessariamente devem ser feitas na véspera ou no dia.

-Começar a preparar os alimentos que podem ser congelados, verificando sempre com fontes seguras quanto tempo estes alimentos podem ser congelados, em que condições, etc. A princípio você poderá congelar: docinhos que não levam frutas frescas, molho de tomate para o cachorro quente, salgadinhos, tortas, empadões, etc.

3 semanas antes

-Verificar se está tudo ok com o local escolhido para festa, listar utensílios que você precisará providenciar, programar a limpeza, etc.

-Entregar ou enviar os convites, ou fazê-los por telefone

-Planejar as brincadeiras que serão feitas na festa  providenciar os itens necessários para realizá-las

-Escolher a roupa dos pequenos e quem sabe a sua também (para as mamães mais exigentes com o visual)

-1 semana antes

-Checar se todos os itens da festa foram feitos, comprados, encomendados ou encaminhados. Para isso você precisará de uma lista, separa por categoria. Por exemplo:

Comida: salgados, docinhos, bolo, cachorro quente, gelatina

Bebidas: refrigerante, suco, água, gelo

Decoração: balões, toalha da mesa principal, toalha das mesas pequenas, suporte para o bolo, bandeirolas, pôster com foto, vasinhos de flores, vela para o bolo

Utensílios: copinhos, pratinhos, guardanapos, bandeja, talheres

Mesa de guloseimas: bala de goma, confetti, chicletes, bombons, recipientes, pegadores, saquinhos

Brincadeiras: bola, corda, giz, aparelho de som, cama elástica

Lembrancinhas: sacolinhas com surpresas, CDs personalizados

Serviços: copeira, mágico

-Comprar os alimentos que não precisam de preparo

-Definir quem buscará as encomendas, fará transporte dos itens necessários, comprará as bebidas, ajudará na decoração, etc.

3 dias antes

-Comprar as bebidas e o gelo

-Preparar o necessário para a música do evento: testar equipamento, deparar CDs, gravar músicas...

2 dias antes

-Fazer as comidinhas que precisam ser feitas na véspera

-Limpar o local da festa

-Transportar tudo o que é necessário para o local da festa (faça uma lista antes)

-Começar a arrumar o salão (mesas e decoração)

-Encher os balões (quanto mais tarde, melhor – se for encher com gás hélio, é mais adequado encher no dia da festa)

-Colocar as bebidas para gelar

-Preparar a câmera fotográfica, caso vá utilizar (verifique bateria e cartão de memória)

No dia

-Comprar as flores frescas, caso vá utilizá-las

-Preparar os alimentos que precisam ser feitos no dia

-Buscar ou receber as encomendas e tudo o que foi contratado

-Descongelar os alimentos congelados

-Arrumar os doces na mesa

-Se arrumar e arrumar as crianças

-Curtir muito a festa!

É claro que este planejamento poderá ser reorganizado de acordo com o tempo que você dispõe antes da festa, e você pode utilizá-lo simplesmente como um “check-list”.